Organizar um evento, congresso ou feira corporativa é um desafio que envolve centenas de variáveis: desde a infraestrutura de transporte até a experiência final do participante na cidade. Nesse cenário, contar com um parceiro estratégico local torna-se o fator decisivo entre uma operação marcada por gargalos e uma entrega memorável que gera resultados reais de negócios. Diferente de um fornecedor comum — que se limita a entregar o escopo contratado —, uma empresa parceira local mergulha nos objetivos do organizador, antecipa imprevistos regionais e divide a responsabilidade pelo sucesso do projeto.

A relevância desse suporte operacional fica evidente durante a realização do Congresso Espectro 2026, considerado o maior evento sobre autismo e transtornos do neurodesenvolvimento da América Latina. O congresso atraiu milhares de participantes, familiares e 31 palestrantes de diversas regiões do Brasil e do exterior para Foz do Iguaçu entre os dias 5 e 7 de novembro. A operação ocorre em um momento em que a rede hoteleira do município registra taxa de ocupação superior a 75%, demandando uma logística assertiva para atender a recepção nos aeroportos, os deslocamentos para os hotéis, os traslados internos (shuttles) e o retorno dos congressistas.

A divisão encarregada dessa infraestrutura de bastidores é a Loumar+, braço business-to-business (B2B) da Loumar Turismo dedicado ao atendimento de organizadores de eventos, agências de viagens e parceiros corporativos.

Planejamento de antecedência e desafios logísticos

Segundo a supervisora B2B da Loumar, Giovana Franceski, a contratação de uma agência oficial receptiva precisa ocorrer idealmente com bastante antecedência em relação à data do evento. No caso do Espectro 2026, os alinhamentos começaram quatro meses antes da abertura, motivados pela busca do próprio público por informações sobre passeios e hospedagem oficial.

“Quando o organizador nos procura com antecedência — o recomendado é um ano ou mais —, conseguimos realizar bloqueios preventivos de apartamentos nos hotéis e negociar tarifas muito mais competitivas”, explica Giovana. “No caso deste congresso, disponibilizamos uma página exclusiva aos congressistas com opções de hotéis, sugestões de passeios e descontos direcionados aos participantes”.

Mesmo diante da alta taxa de ocupação na cidade motivada por outros eventos simultâneos nesta semana, a estrutura do B2B mantém o atendimento ativo. “Recebemos demandas por hospedagem e passagens aéreas até a véspera. Ficamos surpresos com o alcance, que reúne participantes do Brasil inteiro, incluindo muitos familiares e pessoas diretamente interessadas no tema”, ressalta a supervisora.

Do aeroporto ao estande de apoio: Os serviços do B2B

A atuação do B2B corporativo abrange todo o ecossistema receptivo em Foz do Iguaçu. O escopo inclui a coordenação do fluxo de chegadas e partidas no aeroporto, emissão de passagens, gestão de bloqueios hoteleiros, passeios de receptivo e a montagem do serviço de shuttle (transporte exclusivo entre os hotéis e o local das conferências).

Durante os dias do evento, a equipe mantém uma base física de atendimento dentro do próprio congresso. “Digamos que é o grande final do nosso trabalho”, pontua Giovana. “Iniciamos o atendimento meses antes, organizando a vinda dos congressistas, e durante o evento mantemos um estande no local para sanar qualquer necessidade da equipe de organização (staff) e atender diretamente os participantes com passeios e suporte logístico”.

Por que contar com um parceiro local nos eventos?

A atuação de uma receptiva consolidada no destino oferece aos organizadores vantagens estruturais indispensáveis:

• Poder de Negociação: A proximidade com a cadeia fornecedora local permite negociar prazos e tarifas diferenciadas junto aos meios de hospedagem e transportadoras;
• Previsibilidade Orçamentária: O conhecimento detalhado do destino evita custos ocultos e dimensionamentos incorretos de frota e hospedagem;
• Resolução de Crises em Tempo Real: Eventos ao vivo estão sujeitos a alterações de malha aérea, atrasos e trocas de horários de palestrantes. O parceiro local atua no local ajustando a malha de transporte em tempo real;
• Conhecimento Técnico e Burocrático: Garantia de suporte alinhado às exigências de mobilidade, normas de acessibilidade e horários operacionais dos atrativos da Tríplice Fronteira.

Ao integrar o planejamento operacional ao conhecimento de quem vive a rotina do turismo local, o setor corporativo assegura que Foz do Iguaçu mantenha sua posição como um dos destinos mais capacitados do Brasil para sediar convenções e congressos de grande porte.

Serviço

Loumar+ – Setor de atendimento B2B da Loumar Turismo
Instagram: @loumarmais
Contato: WhatsApp 45 3026 4098
E-mail: giovana@loumarturismo.com.br

Fotos: Kaká Souza/Portal Clickfoz