Quem coordena uma empresa sabe que a gestão de negócios e de pessoas não é tarefa fácil. Por isso, o uso de ferramentas que otimizem os processos internos é muito bem-vindo e colabora para o alinhamento da equipe.
É o caso do roadmap online de projetos, utilizado para aumentar a organização e eficiência dos trabalhos, principalmente em equipes. Se você quer saber mais sobre esse assunto, confira logo abaixo o que é, suas funções e como colocar em prática.
O que é roadmap de projetos?
O termo “roadmap de projetos” está relacionado a uma ferramenta de recurso visual que tem como objetivo guiar todos os membros da equipe nos passos que envolvem a criação e execução de uma tarefa.
Trata-se de uma maneira de organizar melhor os processos, quase como um cronograma, porém de forma mais detalhada. No mapa, serão traçados os caminhos a serem seguidos para a concretização de uma ideia.
Isso tudo com o apoio do estímulo visual, onde as informações são mais claras e fáceis de compreender. Este processo evita confusões e dificuldades dos profissionais colocarem em prática as suas tarefas dentro do projeto.
Esse mapeamento tem sido muito utilizado nas empresas que desejam otimizar os processos internos e gerar mais eficiência, além de menos tempo gasto no desenvolvimento de ações e estratégias.
Para que serve o roadmap de projetos?
Como mencionado anteriormente, a principal função do roadmap de projetos é garantir que todas as etapas de um projeto sejam concluídas com excelência, gerando bons resultados a empresa.
Seu uso é livre, mas pode ser aplicado principalmente nos trabalhos que envolvem a colaboração em equipe. Já que, é mais difícil administrar uma criação com muitas pessoas trabalhando em conjunto.
A ideia é que o roadmap sirva como um mapa para guiar os profissionais em todos os passos que devem executar, do início ao fim. Assim, caso alguém se sinta perdido, pode checar o documento para se alinhar novamente às atividades.
Por isso, tem sido utilizada por empresas de diversos segmentos que buscam mais organização nos processos e crescimento constante no mercado. Afinal, o caminho do desenvolvimento do projeto influencia no resultado final.
O roadmap de projetos apresenta informações para nortear os colaboradores nas suas tarefas. Veja exemplos de para que serve essa ferramenta:
- Funções de cada profissional da equipe;
- Prazos para entrega;
- Tempo dedicado a cada atividade;
- Resultados esperados em cada etapa;
- Objetivos da criação;
- Status de produção, quanto está concluído e quanto falta.
Essas são algumas das funções que o mapeamento oferece. Percebe-se que o foco é realmente ajudar todos os envolvidos a trabalharem de forma organizada e evitar problemas no caminho.
Veja também: Turismo de Itaipu fecha 2022 com 418 mil visitantes
Como fazer um roadmap de projetos?
Cada tipo de negócio possui os seus próprios processos que envolvem diferentes tipos de atividades, dependendo do segmento em que a empresa está inserida. Logo, cada roadmap deve ser personalizado pensando nisso.
Porém, para que seja efetivo, existem alguns pontos básicos do mapeamento que não podem faltar. Confira abaixo o passo a passo para a criação de um roadmap de projetos.
Selecione a equipe
A primeira coisa a se fazer é escolher quais serão os profissionais que farão parte do desenvolvimento e execução do projeto. Essa seleção se dá pelas atividades feitas ao longo dos processos.
Lembre-se de convocar apenas as pessoas que irão agregar no projeto, uma equipe muito grande pode não ser vantajosa. A dica é priorizar os colaboradores que exercem a função necessária para aquele trabalho.
Defina a ordem das etapas
A execução de um projeto passa por uma linha de tempo, ou seja, um início, meio e fim até que seja finalizado. Então, é de extrema importância traçar a ordem com que as etapas devem ser realizadas.
Essa numeração torna o processo mais organizado e evita que alguma etapa fique para trás. O ideal é pensar no grau de complexidade de cada fase do projeto para alinhar qual deve começar primeiro.
Determine as tarefas de cada colaborador
Outro ponto essencial do mapeamento é citar a função que cada profissional terá dentro do projeto. Vale também determinar as tarefas a serem executadas por cada um dos membros da equipe.
Esse direcionamento antes mesmo de iniciar o trabalho faz com que a equipe já tenha consciência do número de tarefas que terá que se dedicar e também com quem deve conversar, caso seja necessário.
Estabeleça os prazos de entrega
Assim como os envolvidos precisam saber qual será a sua função e a quantidade de tarefas, devem também entender o tempo que terão disponível para a conclusão de suas etapas.
Por isso, faça um planejamento com prazos viáveis em que as atividades devem ser finalizadas e entregues. O cronograma com as datas deve ser seguido à risca, caso algum contratempo surja, deve ser descrito no mapa.
Revisão final
Por último, mas não menos importante, é necessário fazer uma conferência de todas as informações presentes no roadmap de projetos. Verifique se o mapeamento das etapas está completo e fácil de compreender.
Uma boa dica é pedir para outra pessoa que também conhece o esquema do projeto avaliar se não está faltando nada. É fundamental que o documento seja claro e objetivo.
Diante de tudo aqui abordado, é possível perceber que o roadmap de projetos é uma ferramenta que pode otimizar a rotina de trabalho dentro das empresas e, por isso, seu uso tem se popularizado mais.
